Directrices de las Conferencias Mundiales AIDP/IAPL

Lugar de la Conferencia Mundial:

 

La sede de las Conferencias Mundiales Internacionales de Derecho Penal, organizadas por la Asociación Internacional de Derecho Pernal (AIDP) se decide por el Consejo de Dirección. Las invitaciones para celebrar la Conferencia Mundial deben dirigirse al Presidente de la Asociación.

 

Elección de los Temas de la Conferencia Mundial:

 

El tema de las Conferencia Mundiales y sus subtemas son decididos por el Consejo de Dirección con base en la propuesta hecha por el Comité Científico a iniciativa de los Grupos Nacionales deseosos de organizar la Conferencia Mundial.

 

Publicaciones preparatorias de la Conferencia Mundial:

 

El tema de la Conferencia Mundial se publicará en la Revue Internationale de Droit Pénal. La publicación se hará bajo la responsabilidad del Comité Científico y del Comité de la Revue.

 

Fase preparatoria de la Conferencia Mundial:

 

Al presentar la invitación para la celebración de la Conferencia Mundial los proponentes deben indispensablemente garantizar que cuentan con los medios financieros necesarios para ello, en particular a través del apoyo del Gobierno, de instituciones públicas, universidades, etc. Tal garantía facilitará la decisión del Consejo en cuanto al lugar de celebración de la Conferencia Mundial.

 

La preparación de la Conferencia Mundial, en estrecha colaboración con los órganos de la Asociación, en particular, el Presidente y el Secretario general, debe comenzar con al menos dos años de antelación a la fecha de la Conferencia Mundial. El Comité organizador decidirá los detalles y en él deberán participar junto al comité nacional organizador, el Presidente y el Secretario General de la Asociación.

 

Programa de la Conferencia Mundial

 

El Programa de la Conferencia Mundial deberá combinar sesiones plenarias, conferencias y talleres distribuidas a lo largo de cinco días de trabajo. Se acordará con el Secretario General.

 

El modelo de Programa de la Conferencia Mundial es el siguiente:

 

	DOMINGO	LUNES	MARTES	MIÉRCOLES	JUEVES	VIERNES	SABADO
a.m.		Ceremonia inaugural	Sesiones plenarias / Conferencias	Sesiones plenarias / Conferencias	Sesiones plenarias / Conferencias	Sesiones plenarias / Conferencias	Excursiones
p.m.	inscripción	Talleres	Talleres	Visitas & programa social	Talleres	Ceremonia de clausura
noche		Programa Social	Programa Social		Cena oficial	Programa Social

Además deberá organizarse una cena oficial durante la Conferencia.

Las reuniones del Comité de Redacción, Comité Ejecutivo, Comité Científico y Consejo de Dirección tendrán lugar, en su caso, por la tarde.

 

Presupuestos:

I – Gastos:

 

Al preparar la Conferencia Mundial, deben tenerse en cuenta las importantes cuestiones financieras siguientes:

 

1- Gastos de la sede de la Conferencia Mundial / Palacio de Congresos

 

• Salas para 1000 personas para las ceremonias de apertura y de clausura
• Salas para las mesas redondas, reuniones complementarias o talleres
• Salas para el Secretariado de la Conferencia Mundial
• Sala para la rueda de prensa
• Salas para las reuniones del Consejo de Dirección, Comité Ejecutivo, etc.
• Salas para traductores e intérpretes

 

2- Gastos del Convention Bureau

 

Hay dos diferentes posibilidades en cuanto a los contratos con el Convention Bureau: pagar un porcentaje de los gastos de inscripción o acordar una cantidad fija. De todos modos se cargarán a esta cuenta algunos gastos adicionales, en particular:

 

• Gastos postales
• Teléfono y fax
• Gastos de impresión para los decorados de la Conferencia Mundial
• Carpetas de la Conferencia Mundial
• Tarjetas de identificación
• Costes de impresión de los anuncios de la Conferencia Mundial

 

3- Costes de la Traducción (Interpretación)

 

Los idiomas de la Conferencia Mundial son las lenguas oficiales de la Asociación, esto es, el Inglés y el Francés y, comúnmente, la lengua nacional del país anfitrión. Se recomienda la traducción al Español.

 

Es precisa la traducción simultánea para

 

• La ceremonia de inauguración y la de clausura
• La conferencia de prensa (traducción consecutiva)
• Las sesiones plenarias y conferencias

 

4- Documentación de la Conferencia Mundial

 

• Programa de la Conferencia Mundial
• Costes de traducción
• Equipamiento técnico (ordenadores)
• Preparación de los documentos finales

 

Todo ello supone costes de papel y de copias, así como el alquiler de las máquinas fotocopiadoras y la asistencia de un técnico para asegurar el servicio de estas máquinas

 

5- Programa Social

 

• Excursiones
• Programa para acompañantes
• Visitas turísticas con sus guías
• Transporte

 

6- Hospitalidad

 

• La Conferencia Mundial asumirá los gastos de viaje del Presidente, el Secretario General, el Tesorero y el Coordinador científico.
• Los miembros del Comité Ejecutivo serán alojados a cargo de la Conferencia Mundial y sin necesidad del abono de los gastos de inscripción.
• Los demás miembros del Consejo de Dirección, del Comité Científico y del Comité de la Revue estarán exentos del pago de los gastos de inscripción.

 

7- Otros gastos

 

• Decoración
• Grabación de las sesiones con vistas a la preparación de las actas de la Conferencia Mundial.

 

8- Publicación de la Actas de la Conferencia Mundial

 

Las Actas de la Conferencia Mundial deben publicarse en el plazo máximo de dos años y distribuirse a todos los miembros de la Asociación, así como a los demás participantes en la Conferencia Mundial. Un número adicional de volúmenes quedarán a disposición para su distribución.

 

II – Ingresos:

 

• Inscripciones
• Contribuciones del gobierno, instituciones, etc.
• Cesión de espacios para editoriales jurídicas, etc.
• Publicidad en el programa de la Conferencia Mundial y otras publicaciones

 

Invitación a la Conferencia Mundial

Tras la determinación del lugar y fecha de la Conferencia Mundial por parte del Consejo de Dirección, el Grupo Nacional organizador debería, lo antes posible, difundir esta información junto con el tema de la Conferencia Mundial a todos los miembros de la Asociación. Este „Primer Anuncio“debe dirigirse igualmente a los gobiernos, en particular, a los ministros de justicia y de interior, a los tribunales supremos y fiscales generales, y a las facultades de derecho universitarias. Pueden obtenerse además otras direcciones de las listas de participantes en anteriores congresos y conferencias mundiales.

 

Este Primer Anuncio debe incluir un cuestionario a efectos de permitir que los interesados manifiesten su voluntad de participación en la Conferencia Mundial.

 

Tras la aprobación del Programa definitivo, debe difundirse la invitación oficial, al menos con un año de antelación al Congreso. Esta invitación ha de incluir el importe de los gastos de inscripción, las clases de hoteles, formas de inscripción y la cuenta en el que ha de efectuarse el pago.

 

Sesión inaugural / clausura de la Conferencia Mundial:

 

Además de los participantes, los huéspedes de honor, los acompañantes y la prensa han de ser invitados a la sesión inaugural de la Conferencia Mundial.

 

La agenda de la ceremonia inaugural puede ser la siguiente:

 

• Bienvenida por parte del Presidente de la Asociación
• Bienvenida por parte de los representantes del país anfitrión
• Bienvenida por parte del presidente del Grupo Nacional
• Lección inaugural sobre un tema de derecho penal.

 

También debe contemplarse de manera similar una sesión de clausura.

 

Cuota de inscripción en la Conferencia Mundial

 

La cuota de inscripción debería ser lo más reducida posible con el fin de garantizar una participación mundial en la Conferencia Mundial.

 

Cabe establecer diferentes cuotas de inscripción para las siguientes categorías de participantes:

 

• miembros de la Asociación
• jóvenes penalistas
• otros participantes
• acompañantes
• estudiantes

 

si es preciso:

 

• cuotas diferentes para miembros del país anfitrión
• cuotas reducidas para los participantes de países del tercer mundo

 

En lo que respecta a las dos primeras categorías se suele establecer igualmente cuotas diferentes atendiendo a la fecha de inscripción.

 

Publicación de las Actas de la Conferencia Mundial

 

Finalmente, corresponde al Grupo Nacional anfitrión publicar las actas de la Conferencia Mundial, esto es,

 

• resumen de la ceremonia inaugural
• conferencia inaugural
• conferencias de las sesiones plenarias
• listado de los talleres, eventualmente con un resumen de los debates y/o conclusiones
• lista de participantes.

 

Las Actas de la Conferencia Mundial deben enviarse a todos los participantes en la Conferencia Mundial y a todos los miembros de la Asociación.

 

Además, el Director de Publicaciones de la AIDP debería recibir más copias de las Actas de la Conferencia Mundial.