Directives

Lieu de la Conférence mondiale

 

Le siège des Conférences mondiales de Droit Pénal, organisées par l’Association Internationale de Droit Pénal (AIDP) tous les cinq ans, est décidé par le Conseil de Direction. Les invitations pour accueillir la Conférence mondiale doivent être adressées au Président de l’Association.

 

Choix des thèmes de la Conférence mondiale

 

Le thème des Conférence mondiales et ses sous thèmes sont arrêtés par le Conseil de Direction sur la base de la proposition du Comité scientifique, à l’initiative des Groupes nationaux désireux d’organiser la Conférence mondiale.

 

Publications préparatoires à la Conférence mondiale

 

Le thème de la Conférence mondiale sera publié dans la Revue Internationale de Droit Pénal. La publication se fera sous la responsabilité du Comité scientifique et du Comité de la Revue. 

 

Phase préparatoire de la Conférence mondiale

 

Lors de la présentation de l’invitation à la Conférence mondiale, les organisateurs doivent garantir qu’ils disposent des moyens financiers nécessaires en particulier au moyen de l’appui du Gouvernement, des institutions publiques, des universités, etc...

 

Une telle garantie facilitera la décision du Conseil quant au lieu de la Conférence mondiale.

 

La préparation de la Conférence mondiale, en étroite collaboration avec les organes de l’Association, en particulier le Président et le Secrétaire général doit débuter suffisamment tôt avant la date de la Conférence mondiale. Le Comité organisateurdécidera des détails d’un commun accord avec le Président et le Secrétaire général de l’Association.

 

Programme de la Conférence mondiale

 

Le Programme de la Conférence mondiale devra combiner des sessions plénières, des Conférences et des ateliers répartis sur cinq jours de travail, en accord avec le Secrétaire général. Le Programme modèle de la Conférence mondiale est le suivant :

 

	Dimanche	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi
Matin		Cérémonie d’ouverture	Séance plénière / confé-rences	Séance plénière / confé-rences	Séance plénière / confé-rences	Séance plénière / confé-rences	Excursion
Après-midi	Inscriptions	Ateliers	Ateliers	Ateliers	Ateliers	Cérmonie de clôture
Soirée		Program-me social	Program-me social	Visites et Program-me social	Dîner officiel	Program-me social

 

Un dîner officiel sera organisé pendant la Conférence. Les réunions du Comité Exécutif, du Comité Scientifique et du Conseil de Direction auront lieu, le cas échéant, le soir.

 

 

Programme financier

I – Dépenses :

 

Pour l’organisation de la Conférence mondiale, on prendra en considération les principales questions financières suivantes :

 

1- Dépenses pour le siège de la Conférence / Conference Center

 

• Salle pour 1000 personnes pour les cérémonies d’ouverture et de clôture
• Salle pour les tables rondes, réunions complémentaires ou ateliers
• Salle pour le Secrétariat de la Conférence mondiale
• Salle pour une conférence de presse
• Salles pour les réunions du Conseil de Direction, Comité Exécutif, etc...
• Salles pour les traducteurs et interprètes

 

2- Frais du Convention Bureau

 

Il existe deux possibilités différentes concernant les contrats avec la Convention Bureau : payer un pourcentage des frais d’inscription ou convenir d’une quantité fixe. Dans tous les cas entreront en ligne de compte certains frais supplémentaires, en particulier

 :

• Frais postaux
• Téléphone, fax
• Frais d’impression pour la décoration de la Conférence
• Fichiers de la Conférence
• Badges
• Frais d’impression des annonces de la Conférence mondiale

 

3- Coûts de la traduction/interprétation

 

Les langues de la Conférence mondiale sont les langues officielles de l’Association, à savoir l’Anglais et le Français et, naturellement, la langue du pays d’accueil. La traduction en Espagnol est recommandée.

 

La traduction simultanée est nécessaire pour

 

• La cérémonie d’ouverture et de clôture
• La Conférence de presse (traduction)
• Les sessions plénières, et les conférences

 

4- Documentation et autres moyens pour la Conférence mondiale

 

• Programme de la Conférence mondiale
• Coûts de traduction 
• Equipement technique (ordinateurs)
• Prépration des résolutions finales

 

Tout cela comprend les coûts du papier et des copies, ainsi que la location des photocopieurs et de l’assistance d’un technicien pour assurer le service de ces matériels.

 

5- Programme social

 

• Excursions
• Programme pour les personnes accompagnantes
• Visites touristiques et leurs guides
• Transports

 

6- Hospitalité

 

La Conférence mondiale assurera les frais de voyage du Président, du Secrétaire général, du Trésorier et du Coordinateur scientifique.

 

• Les membres du Comité exécutif seront hébergés à charge de la Conférence mondiale et dispensés du versement des frais d’inscription.

• De même, les membres du Conseil de Direction, du Comité Scientifique et du Comité de la Revue seront dispensés du paiement des frais d’inscription,

 

7- Autres frais

 

• Décoration
• Enregistrement des sessions en vue de la préparation des Actes de la Conférence mondiale

 

8- Publication des Actes de la Conférence mondiale

 

Les Actes de la Conférence mondiale devront être publiés dans un délai maximum de deux ans et distribués à tous les membres de l’Association ainsi qu’aux participants de la Conférence mondiale. Un nombre supplémentaire de volumes devront être disponibles pour leur distribution.

 

II – Recettes :

 

• Frais d’inscription
• Contributions du Gouvernement, des institutions, etc...
• Cession d’espaces pour les éditeurs juridiques, etc...
• Publicité dans le programme de la Conférence mondiale et autres publications.

 

Invitation à la Conférence mondiale.

 

Après le choix du lieu et de la date de la Conférence mondiale par le Conseil de Direction, le Groupe national organisateur devra, dès que possible, diffuser cette information avec le thème de la Conférence mondiale à tous les membres de l’Assocaition. Cette “Première Annonce” devra être adressée également aux Gouvernements, en particulier, aux ministres de la justice et de l’intérieur, aux Cours suprêmes et aux Procureur généraux, aux Facultés de Droit. D’autres adresses peuvent être obtenues à partir des listes de participants des Congrès et Conférences mondiales antérieurs.

 

Cette première annonce doit inclure un questionnaire en vue de permettre aux personnes intéressées de manifester leur volonté de participer à la Conférence mondiale.

 

Après approbation du programme définitif, l’invitation officielle sera diffusée, au moins un an avant le Congrès. Cette invitation devra comporter le montant des droits d’inscription, les catégories d’hôtels, les bulletins d’inscrption et le compte sur lequel doit s’effectuer le paiement.

 

Session inaugurale/de clôture de la Conférence mondiale

 

Les participants, les hôtes d’honneur, les personnes accompagnantes et la presse doivent être invités à la session inaugurale de la Conférence mondiale.

 

L’ordre du jour de la Cérémonie inaugurale peut être le suivant :

 

• Allocution de bienvenue du Président de l’Association
• Allocution de bienvenue des représentants du pays d’accueil
• Allocution de bienvenue du Président du Groupe national
• Conférence inaugurale sur un thème de droit pénal

 

Une séance de clôture sera organisée de la même manière.

 

Droits d’inscription de la Conférence mondiale

 

Les droits d’inscription doivent être les moins élevés possibles, de manière à garantir une participation mondiale à la Conférence mondiale.

 

Des droits d’inscription différents doivent être établis pour les catégoories suivantes de participants :

 

• Membres de l’Association
• Jeunes pénalistes
• Autres participants
• Personnes accompagnantes
• Etudiants

 

Si nécessaire :

 

• Droits différents pour les membres du pays d’accueil
• Droits réduits pour les participants des pays du Tiers monde.

 

En ce qui concerne les deux premières catégories, il est d’usage d’établir également des droits d’inscription différents selon la date d’inscription.

 

Publication des Actes de la Conférence

 

Finalement, il appartient au Groupe national invitant de publier les Actes de la Conférence mondiale, à savoir :

 

• Un résumé de la cérémonie inaugurale
• La Conférence inaugurale
• Les Conférences des session plénières
• La liste des ateliers, avec, éventuellement, un résumé des débats et/ou les conclusions
• La liste des participants

 

Les Actes de la Conférence mondiale doivent être envoyés à tous les participants de la Conférence mondiale et à tous les membres de l’Association.

 

De même, le Directeur des Publications de l’AIDP devra recevoir des copies supplémentaires des Actes de la Conférence mondiale.